Modulele SMARTHUTS.com

Acest articol contine o scurta descriere a software-ului Smarthuts.com. Modulele sunt integrate complet in software. Zona rapoartelor agregheaza automat toate informatiile continute in software.

Smarthuts.com este un software SaaS sau „on premises”. Acesta poate fi accesat de pe orice calculator prin orice browser web major. Versiunea mobila a software-ului poate fi instalata pe orice telefon sau tableta Android.

Software-ul contine filtre avansate si roluri
de utilizator care pot limita accesul utilizatorilor la vizualizarea / adaugarea / editarea / stergerea datelor.

Nu este obligatoriu sa introduceti toate campurile si informatiile descrise mai jos. Cantitatea de informatii obligatorii care trebuie sa fie completate in software este mentinuta la minimum, permitand utilizatorilor sa aleaga pe baza nevoilor lor ce informatii ar trebui sa intoduca.

Software-ul are un sistem integrat de sistem de trimitere automata a mesajelor prin e-mail, SMS-uri si notificari in-software pentru dispozitive mobile.

Module:

  • 1. Organizatie
  • 2. Clienti
  • 3. Contracte
  • 4. Locatii
  • 5. Active/Echipamente
  • 6. Piese/Inventar
  • 7. Mentenanta
  • 8. Angajati
  • 9. Contractori
  • 10. Ticketing
  • 11. Documente
  • 12. Rapoarte
  • 13. Conturi si roluri
Modul Organizatie:

In acest modul
administratorul poate defini una sau mai multe companii de facturare, fiecare cu detalii individuale cum ar fi: nume, persoane de contact, departamente, detalii financiare, detalii de facturare etc. Compania de facturare este de fapt compania care utilizeaza Smarthuts.com pentru a-si gestiona activitatea.

Exemple:  Great services RO SRL; Greater services RO SRL; Great services UK Ltd; Great services PL Sro

Modul Clienti:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitatile „Clienti”. Zona clientului contine detalii individuale, cum ar fi:

  • numele clientului, descriere
  • adresa
  • detalii financiare
  • sigla
  • persoanele de contact si datele de contact ale acestora (e-mail, telefon), tipuri etc.
Modul Contracte:

In acest modul
administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot
vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite „Contracte”.
Contractul definit aici este contractul semnat intre „compania de facturare” (care reprezinta compania care furnizeaza serviciile si echipamentele clientilor) si „clientul” sau „contractorul”. Zona contului contine detalii precum:

  • compania de facturare
  • client / contractor
  • numarul contractului, data inceperii contractului, data de incheiere, pretul
  • descriere
  • detaliile avansate ale contractului (locatii, active, SLA)
  • documente (pot atasa documentele scanate clasificate dupa tip)
  • persoane responsabile si datele lor de contact (e-mail, telefon), tipuri etc.
Modul Locatii:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite „Locatii”. Locatiile definite aici sunt locatiile fizice sau logice in care sunt instalate echipamentele. Aceste echipamente (asseturi) fac obiectul contractului de servicii intre „Compania de facturare” si „Client” sau ”Contractor”. Zona de locatii contine detalii precum:

  • numarul de contact
  • echipamentele clientului sau echipamentul propriu al companiei de facturare (pentru cazul in care echipamentul nu apartine unui client, ci companiei insasi)
  • nume prietenos, descriere
  • adresa, tara, comentarii adresa
  • grup de constructie, regiune
  • aspectul avansat de amplasare (aripi, podele, camere, spatii comune etc.) – sublocatii
  • documente (pot atasa documentele scanate clasificate dupa tip)
  • persoane responsabile si date de contact (e-mail, telefon), tipuri etc.
Modul Echipamente:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite ”Echipamente” sau „Active”. Activele definite aici sunt echipamentele fizice sau logice sau seturile de echipamente instalate in locatiile definite in modulul „Locatii”. Zona de active contine detalii precum:

  • numele activului, codul intern, codul personalizat1, codul personalizat2, notele
  • categorie
  • cantitate
  • tehnic (producator, tip, model, serie, numar de serie)
  • locatia materialului (pentru detalii despre locatie, verificati modulul Locatii)
  • client (pentru detalii despre clienti, verificati modul Clienti)
  • SLA (poate fi definita in conformitate cu contractul cu clientii SLA si cu contractantii SLA)
  • centrul de cost, pretul de cumparare
  • detalii de intretinere (data instalarii, intervalul de verificare legal necesar pentru mai multe unitati de masura, interval de inspectie, ore de lucru, campuri personalizate)
  • garantie (data expirarii garantiei, speranta de viata etc.)
  • proprietar (istoric proprietar cu date de achizitie, campuri personalizate)
  • furnizor (istoricul furnizorului cu datele de cumparare, evolutia pretului de cumparare, termenele de livrare, comentariile)
  • documente (pot atasa documentele scanate clasificate dupa tip)
  • persoane responsabile si datele lor de contact (e-mail, telefon), tipuri etc.
  • inventar (pentru inventarul elementelor de inventar si a stocurilor verificati modulul Inventar)
Modul Piese/Inventar:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite „Inventar” (piese de schimb). Elementele de inventar definite aici sunt piesele de schimb fizice sau logice pentru activele (echipamentele) instalate in locatiile definite in modulul „Locatii”. Zona de inventar contine detalii precum:

  • numele piesei de schimb, codul intern, codul personalizat1, codul personalizat2, notele
  • corespondenta asupra activelor (aceasta reflecta potrivirea dintre piesa de schimb si activul / activele din care face parte)
  • categoria
  • cantitate pentru fiecare „stoc de inventar”. „Stocul de inventar” este diferentiat pe regiuni (fizic sau logic). De asemenea, fiecare „inventar stoc” are cel putin o persoana responsabila care poate transfera articolele de inventar si iesire si un Hub Manager care aproba transferul. Aceasta ajuta la urmarirea pieselor de schimb care au fost trimise / primite..
Modul Mentenanta:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite „Intretinere” (intretinere programata). Elementele de intretinere definite aici sunt operatiile de intretinere programate pentru activele (echipamentele) instalate in locatiile definite in modulul „Locatii”. Zona de intretinere contine detalii precum:

  • nume de intretinere, cod intern, cod personalizat1, cod personalizat2, note
  • corespondenta asupra activelor (aceasta reflecta potrivirea intre operatiunea de intretinere si activul / activele)
  • categorie, tip
  • data de incepere a calendarului, durata normala
  • program
  • echipele implicate (angajati si / sau prestatori de servicii externi)
  • lista de verificare, de facut
  • piese de schimb necesare / utilizate
  • optiuni
  • documente (pot atasa documentele scanate clasificate dupa tip)
Modul Angajati:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite „Angajati”. Angajatii definiti aici sunt persoanele angajate direct de compania de facturare. Zona angajatului contine detalii precum:

  • numele angajatului, codul intern, codul personalizat1, codul personalizat2, notele
  • departamentul, tip
  • echipa
  • regiune
  • program, schimburi
  • cheltuielile angajatului
  • contul si rolurile software (nivelul de acces al angajatului respectiv in acest software)
  • stoc de inventar si functii speciale
  • optiuni
  • documente (pot atasa documentele scanate clasificate dupa tip)
  • persoanele responsabile ale angajatilor si datele de contact ale acestora (e-mail, telefon), tipuri etc..
Modul Contractori:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge entitati numite „Contractori”. Contractorii definiti aici sunt persoanele sau companiile care au incheiat contracte de servicii cu compania de facturare ca si furnizori. Zona contractorului contine detalii precum:

  • numele contractantului, codul intern, codul personalizat1, codul personalizat2, notele
  • departamentul, tip
  • echipa
  • regiune
  • program, schimburi
  • SLA (poate fi definita in conformitate cu contractul cu clientii SLA)
  • cheltuieli de contract si detalii ale contractului (numarul contractului, data inceperii contractului, data de incheiere, pretul)
  • contul si rolurile software (nivelul de acces al angajatului respectiv in acest software)
  • stoc de inventar si functii speciale
  • optiuni
  • documente (pot atasa documentele scanate clasificate dupa tip)
  • persoane responsabile cu angajatii si datele lor de contact (e-mail, telefon), tipuri etc.
Modul Tickete:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot efectua diverse sarcini si actiuni:

  • generat tichete noi de la interfata master, interfata call center sau interfata client. Tipurile de tichete sunt: solicitarea de serviciu, comanda de lucru, propunerea de lucru
  • confirmarea tichetelor: operatorul contacteaza clientul pentru a confirma informatiile din tichet si incearca, de asemenea, sa rezolve tichetul de la distanta
  • validarea tichetului: in cazul in care tichetele trebuie sa primeasca anumite aprobari
  • alocati tichetele unui tehnician sau alt tip de utilizator
  • pregatiti tichetul: tehnicianul poate verifica si rezolva cerintele tichetului (ex: solicita piese de schimb, sloturi de timp etc.)
  • rezolva tichetul: tehnicianul sau alt utilizator poate marca tichetele ca fiind rezolvate, atasa mai multe informatii (semnatura clientului, documente, fotografii), atasa utilizatorul sau piese de schimb, orele de lucru, piesele defecte recuperate etc.
  • confirmarea inchiderii tichetului: operatorul call center sau alte conturi pot confirma cu clientul ca problema este rezolvata corect
Modul Fisiere:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot clasifica, pastra, vizualiza, trimite prin e-mail, trimite link-ul, pot descarca si actualiza documentele atasate fiecarui modul. Documentele sunt centralizate aici, dar modulul le colecteaza de la intregul software. Orice tip de document poate fi incarcat si stocat in siguranta.

Exemplu de documente care pot fi atasate:

  • contracte, anexe (ex: anexate la client, contract, locatie, activ)
  • documentatia tehnica, schite (ex .: atasate locatiei, activului, piesei de schimb)
  • rapoartele de interventie (de exemplu: atasate la tichet, intretinere)
  • documente de transfer de inventar (ex: atasate locatiei, activului, piesei de schimb, inventarului, tichetului, intretinerii, angajatului)

In functie de tipul de documente, este intotdeauna atasat de client, contract, locatie, activ, piesa de schimb, inventar, angajat, contractor, tichet, operatiune de intretinere

Documentele pot fi filtrate utilizand filtrele si rapoartele avansate ale software-ului.

Modul Rapoarte:

In acest modul administratorul si utilizatorii care au dreptul sa utilizeze acest modul pot vizualiza rapoartele preformate, dar pot crea si noi tipuri de rapoarte prin alegerea datelor necesare.

Rapoartele implicite reflecta doua tipuri de situatii:

  • situatii curente: clienti, contracte, active, interventii, operatiuni de intretinere, volumul de munca si activitatea angajatilor si contractorilor, miscarea pieselor de schimb, starea tichetelor, starea de rezolvare a tichetelor, durata tichetelor etc.
  • situatii viitoare: tichete viitoare, SLA pe cale de a fi restante, volumul de munca estimat, nivelul stocurilor de piese de schimb etc

Sistemul poate fi configurat pentru a trimite automat rapoarte la intervalele specificate (de ex. La fiecare minut, la fiecare doua ore, o data pe zi la ora 11.50, etc). Rapoartele pot fi trimise prin e-mail sau salvate intr-o locatie de retea. Formatul fisierelor exportate este Microsoft Excel, Adobe PDF, fisier CSV si
Microsoft Access.

Modul Conturi & Roluri:

In acest modul administratorul si utilizatorii cu drept de utilizare a acestui modul pot vizualiza / adauga / edita / sterge tipurile de utilizatori, rolurile si drepturile utilizatorilor. In aceasta sectiune, conturile noi / existente pot fi adaugate / editate dupa cum urmeaza:

Tip Utilizator

Optiunea „tipul de utilizator” defineste modul in care va arata interfata atunci cand persoana se conecteaza. De exemplu, pentru un tip de utilizator: „tehnic”, interfata este simpla si se concentreaza pe indatoririle sale (totul este ascuns, cu exceptia zonei de interes: material, documente tehnice). De asemenea, un tip de utilizator „Solicitare de servicii pentru clienti” va afisa o interfata minimizata a utilizatorului care va permite doar adaugarea unei noi solicitari
de servicii si lista cererii de servicii anterioare.

Rol Utilizator

Optiunea „rol de utilizator” defineste in profunzime drepturile de acces pentru a efectua operatii precum:

  • vizualizarea / ascunderea modulelor software
  • vizualizati / adaugati / editati / stergeti pentru elemente

De exemplu, pentru un rol de utilizator: „administrator”, interfata va afisa toate modulele si informatiile continute in software-ul cu toate optiunile activate.

Pentru rolul utilizatorului „operator de tichete”, interfata va afisa modulele „Ticketing”, „Intretinere”, „Active” si „Inventar”.

In cadrul acestor module, anumite operatii sunt restrictionate (Ex:
editarea informatiilor pentru o operatiune de intretinere)

Urmatoarele categorii pot avea conturi de utilizator in software:

1. Angajat (mai jos este o lista personalizata pentru Novomatic Corporation)
  • Master admin: contul atotputernic care are drepturi complete in software
  • Supraveghetor
  • Manager de depozit principal
  • Manager Hub:
  • Operatorul biroului de asistenta: operati tichetele prin intermediul portalului call center, vizualizati / solicitati / trimiteti piese de schimb, vizualizati documentatia tehnica si datele
  • Tehnician: folositi tichete proprii, vizualizati / solicitati / trimiteti piese de schimb proprii, vizualizati propria documentatie tehnica si datele
2. Contractor: se poate loga pentru a vizualiza noi tichete, pentru a vizualiza starea trecutului tichetului, a plasa cererea de propunere de lucru (oferta de vanzare), a vizualiza locatia activelor, a vizualiza datele tehnice, a vizualiza disponibilitatea inventarului, etc. Software-ul genereaza un formular ce poate fi implementat in site-ul internet al oricarei companii
3. Client: se poate loga pentru a adauga tichete noi, pentru a vizualiza starea trecutului tichetului, pentru a plasa cererea de propunere de lucru (cererea de vanzare) etc. Software-ul genereaza un formular care poate fi implementat pe site-ul internet al oricarei companii
Alte aspecte:
Mobilitate:

Software-ul ofera doua alternative pentru ca utilizatorii sa poata lucra pe dispozitivele mobile:

– aplicatie mobila pentru dispozitive Android numai cu o interfata personalizata simplificata pentru tehnicieni;

– versiune mobila a software-ului disponibil pe orice browser web cu o
interfata personalizata simplificata pentru tehnicieni

Alte functii:
  • Alertele pot fi setate astfel incat sa evidentieze aspecte importante ale afacerii, cum ar fi: stocul redus de piese de schimb, intretinerea restante, angajatul (operator de asistenta tehnica, tehnician etc.) neinregistrat -> lipsesc la locul de munca, blocarea tichetelor,
  • Notificarile pot fi configurate pentru a aparea anumitor utilizatori, tipuri de utilizatori sau clienti
  • Sistem de mesagerie incorporat: este disponibil un sistem de mesagerie de baza pentru comunicarea in timp real intre angajatii conectati
  • Sistem de e-mail si SMS: software-ul trimite automat e-mailuri si SMS catre parti (angajati, contractori si clienti) cu configuratie minima pentru instalarea locala (server de e-mail si servicii SMS necesare).
  • Actualizare si portabilitate automata: software-ul poate fi usor mutat sau scalat datorita structurii sale modulare
  • Backup automat: software-ul poate fi configurat pentru a crea o copie de rezerva automata zilnica pe dispozitive externe
  • SHA256 comunicare criptata intre server si clienti
  • Federatia: software-ul poate fi configurat pentru utilizare federala (poate integra multe tari si entitati separate de afaceri). Utilizand aceasta metoda, rapoartele si alte module ofera o imagine larga a afacerii pentru management
  • integrarea Active Directory (utilizator si departamente)
  • Aplicatia este disponibile in mai multe limbi
  • Fusuri orare diferite: fiecare utilizator isi poate configura propriul fus orar (GMT)
  • Software-ul este IoT Ready. Modulul hardware (in curs de dezvoltare) integreaza pana la acest punct contoare de energie standard si anumite camere video.